第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策、规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 学生档案管理工作坚持“以学生为本、为学生服务”的基本原则，坚持维护真实性和完整性的工作准则，实行统一管理、严守秘密的保管办法。

第三条 本办法适用于在我校接受普通高等学历教育的本科学生。

第二章 归档范围

第四条 学生处大学生就业指导中心负责本科学生档案的各项日常管理工作，各院及有关部门根据自己的职责范围负责材料收集、送报工作。

第五条 学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：

1、学生入学材料：入校前学习期间的档案材料或工作期间单位人事部门的档案材料、高考报名登记表及体检表（包括电子档案打印件）；

2、学习成绩材料：包括主修、选修、辅修的各门课程的学习成绩综合表；

3、毕业材料：包括《高等学校毕业生登记表》、《普通高等学校毕业生就业报到通知书》（存根），体育达标证书；

4、毕业生体检表；

5、奖励证明材料：表现和成绩突出获得校级及其以上的奖励审批材料（包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生等）；

6、违纪处分材料：学生触犯国家法律、违反学校管理规定被予以纪律处分的处理决定；

7、组织发展材料：加入中国共产党、共青团或民主党派的组织审批材料：

8、学籍变动材料：休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍变动相关的证明材料；

9、其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

以上1—4类为必需材料，5—9类为事发材料。

第三章 归档要求

第六条 所有归档材料必须是有关手续完毕的最终材料。

第七条 归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料，相关部门必须加盖公章。

第八条 上交归档材料前，有关单位应标明学生的年级、专业，并按学号顺序排列；材料装入档案袋之前，要认真核对，保证档案材料不错装、漏装。归档材料交接时，交接双方经办人要履行签字手续，注明承办单位及时间。

第九条 各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。

第十条 本科新生档案由校教务处在招生工作结束以后统一、集中按规定的程序、手续和要求移交学生处大学生就业指导中心；如学生档案数量或材料不齐，校招生部门应负责追回。

第十一条 如归档材料不符合归档要求，学生处大学生就业指导中心有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第四章 档案的查阅

第十二条 因工作需要，以下人员可查阅学生档案：

1、与学生管理有关的职能部门、教学单位负责人或具体经办人；

2、持有相关证明或介绍信的校外单位组织人事等部门人员。

第十三条 档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第五章 档案转递及查询

第十四条 毕业生档案的去向由大学生就业指导中心提供（学生改派需及时通知学生处大学生就业指导中心），学生档案的转递工作由学生处大学生就业指导中心负责办理。转递工作必须通过机要局进行，不得由学生本人自带。必要时，学校可派专人送取。用人单位凭介绍信可在履行相关手续后提取该单位已录用的毕业生档案。

第十五条 学生档案寄至相应的接收部门时，执行如下规定：

1、毕业学生档案按照大学生就业指导中心提供的就业方案寄发；

2、转出学生的档案寄往学生转入院校；

3、转入学生的档案，由转出院校及时寄至学生处大学生就业指导中心或由经办人员及时送交学生处大学生就业指导中心；

4、因退学、取消学籍、出国离校或死亡的学生档案寄往生源地教育管理部门。其中办理出国手续时申请保留学籍的学生，在办完相关手续后，其档案可暂存学校至其本科毕业，保管期满按规定寄发。

5、未按规定的时间报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生，其档案退回生源地招生管理部门。

第十六条 毕业生档案在寄出前，各院有关人员在各单位须认真检查归档材料是否完整，避免漏装；装档要认真核对材料与本人姓名是否相符，避免错装；学生处大学生就业指导中心要逐一审查档案寄往的地址是否准确，寄往单位是否具有接收档案的资格，以免错寄或遗失。各院应将毕业生档案寄往的地址和单位告知毕业生本人，以便于学生查询档案去向。

第十七条 学生档案在转递过程中，必须有专人负责办理档案转递登记手续。转出档案时，要组织填写《档案转递单》和《机要交接单》。

第十八条 档案交由机要局转递后，学生处大学生就业指导中心负责普通本科学生档案的查询工作，有效查询期为三个月，逾期不予受理。

第六章 工作要求

第十九条 任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料；未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

第二十条 任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要经允许可摘记档案材料，摘记的内容应在学生处大学生就业指导中心备案，并应妥善保管摘记内容，不得泄露。

第二十一条 档案一般只能在学生处大学生就业指导中心查阅。如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，经档案管理部门负责人批准后，可办理借出手续。办理借出手续时应注明归还日期并保证按期归还。

第二十二条 未经批准，任何单位和个人不得私自扣留、截留应归档的档案材料。所有学生归档材料一并在毕业前集中装档，时间为每年6月底至7月初。

第二十三条 学生的应归档材料一旦形成，各教学单位和有关部门就应及时或按规定的时间和要求送交学生处大学生就业指导中心归档；如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响的，有关人员应承担责任。

第二十四条 档案管理人员要根据档案规定做好各项工作。

第七章 附 则

第二十五条 本办法由学生处负责解释。